Sencillas pautas que te ayudarán a aprovechar tu agenda al 100%

 

La gestión del tiempo en tu vida diaria es clave para que puedas lograr los objetivos que te planteas y dejar espacio para el esparcimiento. Por tanto, debes aprender a planificar las tareas y actividades que desarrollas día a día y en plazos más largos.

Una de las mejores maneras de organizarte es utilizar una agenda, en la que puedes ir haciendo seguimiento a tu planificación. Entre sus ventajas destaca el que te permite tener una visión global de tus ocupaciones, haciendo más sencillo priorizar aquello que se debe atender en lo inmediato.

Asimismo, esta herramienta facilita evaluar tu eficiencia en el logro de metas y hacer ajustes en el momento oportuno, a fin de lograr lo propuesto. Para ayudarte en este propósito, te presentamos algunas pautas que te permitirán aprovechar tu agenda al máximo.

¿Por qué debes usar una agenda?

La vida se ha vuelto cada vez más agitada, llena de distracciones que ocupan las horas del día, haciendo que seas poco eficiente en tus actividades. Esto lleva a que muchas personas se sientan frustradas al percibir que no son capaces de alcanzar sus objetivos o terminar las tareas que les asignan.

El principal factor que incide sobre esto es la falta de planificación, llevando a no identificar lo que es prioritario. Por tanto, es necesario tomar un tiempo para analizar lo que tienes que hacer en un lapso determinado y organizas las tareas con base a su importancia o plazos de entrega.

En este sentido, los especialistas en organización indican que manejar una agenda es imprescindible para una gestión adecuada del tiempo. Entre algunas de las ventajas que te brindan estas herramientas, destacan:

• Permite tener una visión global de las actividades y tareas que debes realizar en un período determinado. Con esto, es posible identificar rápidamente aquellas que deben abordarse en primer lugar, a fin de cumplir los plazos establecidos.
• Facilita incluir nuevas actividades en la planificación, debido a que puedes establecer con facilidad las horas que tienes libres o aquellas tareas que se pueden postergar.
• Es mucho más sencillo evaluar si estás logrando los objetivos propuestos en un lapso de tiempo y hacer los ajustes necesarios para alcanzar las metas.
• Evita que te plantees varias tareas a un mismo tiempo, lo que llevará a que seas mucho más efectivo en la realización de tus labores.
• Puedes hacer análisis en retrospectiva de los proyectos que has abordado y definir si la planificación fue eficiente para el logro de los objetivos.

Pautas para aprovechar tu agenda al 100 %

Las agendas vienen en varios formatos, siendo electrónicas o de papel, siendo estas últimas muy útiles para organizar tus tareas de manera más conscientes. Los psicólogos consideran que al escribir a mano, tienes mayor tiempo para pensar y planificar tus estrategias.

Desde EconomiaDeMallorca, nos comentan que lo importante es organizar correctamente las actividades en la agenda para sacar el mayor provecho posible:

Haz una planificación a mediano y corto plazo

La mayoría de las agendas cuentan con calendarios mensuales, semanales y diarios, que te permiten organizar el tiempo a distintas escalas. Lo primero es hacer una planificación mensual gruesa, en la que identifiques los objetivos a cumplir en ese lapso.

Por ejemplo, las cuotas de venta del mes, entrega de informes o eventos centrales que debas organizar. Una vez establecido esto, se deben definir objetivos a cubrir por semana, que vayan aportando a la meta final en el período más largo.

Posteriormente, se van organizando las tareas diarias, estableciendo los horarios de reuniones o dedicación a actividades concretas. Esto va a facilitar que te enfoques en las acciones que te llevarán a lograr lo que has planificado.

Realiza un chequeo diario de la planificación

Es importante que al final de cada día, revises las tareas que tenías planificadas en la agenda y compruebes si fue posible cubrirlas todas. Si no lo hiciste, tienes que analizar las posibles causas y tratar de solventarlas.

Además, tienes que dejar espacio a la flexibilidad, para que puedas replanificar en caso de que sea necesario. Los expertos recomiendan que cada noche tomes unos 15 minutos para anotar todos los pendientes para el día siguiente y así poder establecer tus prioridades.

Aprende a establecer prioridades

Es común que cuando no tienes un plan de trabajo claro, lo urgente se lleve por delante a aquello que es importante y pasas el día atendiendo imprevistos. Al usar una agenda, será posible que te concentres en aquellas tareas que es necesario cumplir para no afectar el desarrollo de un proyecto.

Puedes usar algunas estrategias como resaltar con colores especiales, las actividades que no se pueden postergar. Igualmente, colocar recordatorios o ir tachando las tareas que ya se cumplieron, a fin de que visualices el tiempo que tienes disponibles para resolver problemas que se presentan de forma imprevista.

Utiliza todas las herramientas de la agenda

Al momento de elegirla, toma en cuenta tu manera de planificar y garantiza que la agenda tenga el formato para llevar seguimiento a tus actividades. Muchas tienen un calendario mensual, con el espacio necesario para anotar las fechas clave.

Luego, en el calendario semanal, anota los eventos que deben cumplirse en el período, como reuniones importantes o entrega de informes. Y para la planificación diaria, es ideal usar agendas que tengan divisiones por horas, ya que será más sencillo incluir las tareas concretas a cubrir en el día.

Personaliza tu agenda

Cuando te decides por una agenda de papel, una de las ventajas es que puedes expresar tu personalidad. Por ejemplo, coloca mensajes positivos que te motiven a seguir trabajando para alcanzar tus metas.

De hecho, hay modelos de agenda que suelen tener frases motivadoras, que te ayudarán a esforzarte y enfocarte en tus objetivos. También, es buena idea escribir algunas reflexiones sobre lo que estás abordando o ideas que te surgen en cualquier momento, a fin de no perderlas.

Luego, es posible revisar todas las anotaciones y evaluar la forma en que enfrentaste un problema determinado. Con la agenda, tendrás la posibilidad de visualizar el manejo que hiciste de la situación y si esta fue la más correcta, a fin de corregir los comportamientos que sean necesarios.