¿Cómo controlan las empresas el horario laboral durante el teletrabajo?
El teletrabajo ha venido para quedarse y se considera que muchas empresas adoptaran un sistema mixto de cumplimiento de la jornada laboral. Así, se estima que los trabajadores podrán cumplir parte de sus labores en casa y otras en la oficina.
Esto representa un reto para los departamentos de Recursos Humanos, los cuales deben controlar el cumplimiento de las horas de trabajo y medir el rendimiento de sus trabajadores. Además, la legislación laboral española establece la obligatoriedad de que las empresas lleven un registro auditable del control horario de sus empleados.
Por tanto, se han tenido que implementar fórmulas que permitan registrar el cumplimiento de la jornada laboral aun cuando el trabajador no asista a la oficina. Las empresas han utilizado distintos sistemas desde controles manuales hasta el uso de softwares administrativos.
Control horario durante el teletrabajo
Determinar si los trabajadores están cumpliendo con sus obligaciones durante el teletrabajo, requiere el uso de controles distintos a los utilizados en las oficinas. En estos casos se debe dar gran importancia al rendimiento así como al cumplimiento de objetivos en los lapsos establecidos.
Sin embargo, es necesario por ley llevar un control horario y tener registro del mismo, por lo que se han implementado distintas metodologías. Entre estas se encuentran:
1. Controles manuales
En empresas pequeñas que manejan plantillas menores a 20 empleados, es posible manejar el control horario con plantillas Excel. En estos casos los empleados hacen el registro del inicio y finalización de la jornada laboral en plataformas digitales como Dropbox o Google Drive.
Sin embargo, este sistema es poco seguro y obsoleto, prestándose a que ocurran fallos humanos al hacer registro de las horas de trabajo. Igualmente, trae inconvenientes al momento de calcular las horas extras o hacer la planificación de las vacaciones de los trabajadores.
2. Software de control horario
Esta herramienta tecnológica es una de las más utilizadas debido a su versatilidad y múltiples funciones para llevar el control horario del personal. En este artículo especializado puedes conocer como contribuyen a mejorar la productividad de tu empresa.
En el caso particular del teletrabajo, un software de control horario se puede descargar en dispositivos electrónicos y cuenta con geolocalización. Por tanto, el empleado puede fichar en cualquier lugar que se encuentre.
El software lleva los registros de forma automatizada y puede generar informes de cada trabajador de forma individual o de toda la plantilla. También permite gestionar las vacaciones así como aprobar las horas extras, lo cual es exigido por la ley en el teletrabajo.
Por otra parte, permite calcular la actividad efectiva del trabajador en el cumplimiento de sus funciones y llevar registro de los descansos. Toda la información está disponible en la nube y los administrados pueden acceder desde cualquier lugar, haciendo la gestión mucho más eficiente.
3. Software de teletrabajo
En los últimos tiempos se han venido desarrollando plataformas tecnológicas enfocadas a las particularidades del teletrabajo. Este es un sistema más complejo que no solo realiza el registro del inicio y finalización de la jornada laboral, sino que cuenta con otras funciones.
Por ejemplo, puede registrar de forma automática la actividad que se realiza en el ordenador que está conectado a la plataforma de la empresa. Asimismo, cuenta con ventanas en las cuales el empleado registra tareas offline que luego puede contabilizar.
Estos softwares permiten controlar los lapsos de descanso del empleado, los cuales pueden ser establecidos por la empresa. No obstante, en la legislación se exige que los mismos sean registrados y cuenten con un respaldo auditable.
Igualmente, se puede gestionar la autorización de horas extra que también es obligatorio en la modalidad de teletrabajo. Muchos de estos softwares cuentan con recordatorios que le indican al empleado cuando ha excedido su jornada laboral y la necesidad de hacer una desconexión digital adecuada.
Por otra parte, genera informes sobre el rendimiento de cada trabajador así como las cargas de trabajo asignadas. Esto permite a los gerentes y coordinadores de equipo hacer una evaluación mucho más objetiva de la productividad de sus empleados y establecer correctivos o políticas de estímulo al rendimiento.
